FAQ: Fragen und Antworten zur Zeiterfassung

So starten wir

• Sie definieren Ihre Zeitmodelle und entscheiden welche Erfassungsart Sie wünschen.
  (berührungslose RFID-Schlüsselanhänger, Barcodekarten oder anderes)
• Sie lassen sich von uns unverbindlich ein detailliertes Angebot erstellen.
• Wir programmieren das Terminal für Sie (Standarts sind bereits verfügbar)
• Wir personalisieren die Karten für Sie.
• Sie erhalten vorab Informationen zur Installation;
  Ihr Hauselektriker verlegt die Leitungen und die Terminalbefestigung.
• Wir installieren Terminal und Software, schulen Ihre Mitarbeiter und sind
  später im Servicefall für Sie da (bei Änderungswünschen, Anpassungen und für Updates).

 
Sie können sofort mit der Zeiterfassung beginnen.

Datensicherheit (Eigenschaften aller Terminals)

• Alle Daten bleiben im Terminal gespeichert, bis sie per Befehl vom PC aus gelöscht werden.
• Auch bei Stromausfall bleiben Daten und Programm erhalten.
  Wiedereinschalten, und das Terminal arbeitet weiter.
• Die Konfiguration im Terminal ist solange aktiv, bis sie durch
  Neuprogrammierung ersetzt wird.
• Terminal programmieren, ein Problem? -Nein-
  Sie erhalten ein fertig konfiguriertes Terminal.
  Im Ausnahmefall oder bei Sonderwünschen ändern wir für Sie die Programmierung.

So arbeiten Terminals und PC zusammen:

• Das Verhalten des Terminals wird in einem Programm (Konfiguration) beschrieben.
• Diese Konfiguration ist ins Terminal geladen; das Terminal ist sofort betriebsbereit.
• Das Terminal erfaßt wie konfiguriert alle Buchungen
• Der PC fragt zyklisch (oder bei Bedarf) die Daten im Terminal ab und löscht sie.
• Der PC erstellt Ihre Auswertungen

So funktionieren die Karten (Erfassungstechnik)

Die berührungslosen RFID-Geber sind derzeit der "Quasistandard" der Personalzeiterfassung.
In der Auftragsdatenerfassung ist der Barcode ein "Muss". Unkomplizierte Handhabung und einfache Anpassung sind hier seine Trümpfe.

Chipkarte (veraltet aber flexibel)

• Auf der Karte ist ein Speicher-Chip eingebaut.
• Die Bereiche im Kontaktfeld stellen die Verbindung zum Lesegerät her.
• Die Karte kann in jedem unserer Lesegeräte gelesen und auch neu beschrieben werden.
• Die Daten auf der Karte sind in Datenketten à 16 Byte Länge organisiert.
• Die Karten dürfen nicht geknickt werden!

Berührungslose Chipkarte (RFID / Transponder)

• Auf der Karte ist ein Speicher-Chip mit Sende- und Empfangseinheit eingebaut.
• Das Lesegerät sendet einen kurzen Hochfrequenz-Impuls aus, schaltet 
  dann auf Empfang und beginnt dann von vorn.
• Gelangt die Karte in das elektromagnetische Feld des Lesegeräts, 
  wird dieser Impuls empfangen.
• Die Energie des Impulses wird auf der Karte zwischengespeichert 
  und die Karte beginnt ihre Kennung zu senden (mit der gespeicherten Energie)
• Das Lesegerät erkennt die Karte und wertet die empfangen Informationen aus.
• Die Karte kann nur beim Lieferanten neu beschrieben werden.
  Es gib auch die "Nur-Lese-Karten".
• Die Karten dürfen nicht geknickt werden!


Diese Kartenform wird in schmutziger Umgebung eingesetzt. 
Die Bauform "Schlüsselanhänger" ist die robustete aller hier gezeigten Versionen.
Sonderbauformen als Schraube eignen sich auch als Diebstahlschutz für teure Geräte...
Teuerste Form der hier vorgestellten Techniken.

Diese Kartenform wird derzeit von unseren Kunden bevorzugt.

Barcode-Karte

• Auf der Karte wird der Barcode aufgedruckt.
• Im Lesegerät ist eine Reflexlichtsaschranke eingebaut.
• Wird die Karte durch den Leseschlitz gezogen, wird der Lichtstrahl der 
  Lichtschranke durch die schwarzen Linen des Codes unterbrochen.
• Aus dem Rhythmus der Unterbrechungen ermittelt das Lesegerät die Informationen


Wird häufig in Verbindung mit Auftragsdatenerfassung eingesetzt.
Ist nicht ganz so unproblematisch wie die Transponder-Technik; 
schräges Durchziehen kann zu Lesefehlern führen, auch kann der
Code durch Abrieb beschädigt werden.

Magnetstreifen-Karte

Diese Kartenform ist veraltet und unsicher, da die Magnetisierung
zu empfindlich und nicht abriebfest ist!
Der Magnetkopf kann korrodieren.

Solche Projekte haben wir bereits realisiert (ein Auszug)

Außenstellen

• Hauptsitz mit Erfassung im Raum Stuttgart
• Terminal ist über Server und Standleitung mit der Verwaltung im Raum Jena verbunden.
• Dort werden Arbeitszeiten in der Produktion erfaßt 
• Dort ist wird der Zugang an mehreren Türen kontrolliert.
• Und dort werden alle Buchungen verrechnet (Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung)
• Das Terminal im Hauptsitz bietet alle Funktionen; als stünde der Rechner nebenan.

"Wilde" Zeitmodelle

• Bis 120 Mitarbeitern über 40 verschiedene Zeitmodelle
• Mitarbeiter, die 10 Überstunden im Gehalt inklusive haben 

und sich trotzdem Gleitzeit erarbeiten können.
• Nachgenehmigung von Überstunden:
  Mitarbeiter mit fester Arbeitszeit (egal wie lange die tägliche Zeit läuft, 
  es wird nur eine feste Zeit bezahlt).
  Leisten die Mitarbeiter Mehrarbeit wird diese erst nach Genehmigung 
  im System als "zu bezahlen" verrechnet.

Verwaltungsgemeinschaften

• Fünf verschiedene Firmen in einem Haus
• Jede Firma hat für ihre Mitarbeiter unterschiedliche Zeitmodelle.
• Alle Mitarbeiter aller Firmen buchen an allen Terminals.
• Mandantenfähigkeit: Die Zeitabrechnung der Mitarbeiter erfolgt nach Firma getrennt.

Schichtarbeit

• Es werden für einen Tag (z.B. Montag) drei Zeitmodelle angelegt 
  (Früh-, Spät- und Nachtschicht)
• Im System wird um jede Startzeit ein Zeitfenster definiert. (ohne Überschneidungen)
• Egal wann der Mitarbeiter "kommen" stempelt, durch die Zeitfenster 
  wird ihm automatisch das richtige Zeitmodell zugeordnet.
• In dem Zeitmodell sind die Zulagen definiert.
• So werden dem Mitarbeiter z.B. Nachzuschläge automatisch zugeordnet,
  wenn er im entsprechenden Zeitfenster gestempelt hat.
• Wird der Mitarbeiter in verschiedenen Schichten eingesetzt, 
  brauchen Sie keine Änderungen am Zeitmodell vornehmen!

Auch das haben wir realisiert (einige Beispiele)

• Außenstellen: Terminals über Modem und Telefonverbindung

 
• Außenstellen: Terminals am PC als Datensammler; 
  Datenaustausch über Telefonverbindung.

 
• Terminal über Funkstrecke anbinden 
  (z.B. vom Ende der Halle ins Büro).

 
• Terminal über GSM-Funkstrecke anbinden 
  (z.B. von der externen Baustelle in Deutschland ins Büro).

 
• Terminal in der Filiale ohne Datenverbindung. 
  (Einmal pro Woche Datenabgleich über ein aufgestecktes Notebook)

 
• Stand-alone Zugangskontrolle; ohne PC-Verbindung. 
  Eine Masterkarte ins Gerät gesteckt und alle anderen Karten
  werden für den Zutritt freigeschaltet- oder eben auch nicht...

Einige Optionen in der Zeiterfassung TIMERO (abschaltbar)

• Automatische Schichterkennung
  mit Aufteilung der Schichtzeiten in die verschiedenen Zuschlagsgruppen.
• Zeitgesteuerter automatischer Datenabgleich mit den Terminals.
• Zeitmodelle sind gruppen- oder abteilungsweise zuordenbar.
  (Alle Mitarbeiter einer Abteilung haben dann das selbe Zeitmodell)
• "Chefübersicht" mit wenigen Mausklicks.
  (Liste mit den Monatssummen der einzelnen Mitarbeitern einer Abteilung / Gruppe)
• Überstundengenehmigung: Mehrarbeit wird nur nach ausdrücklicher Genehmigung bezahlt.
• Runden: zu spät kommende Mitarbeiter werden automatisch erst
  ab der nächsten Viertelstunde gebucht.
• Pausen: können gebucht oder automatisch abgezogen werden.
  Auch Mischformen sind realisiert. Wird keine Pause gebucht, werden die Standardpausen abgezogen.
• Buchen übers Web (Internet oder Intranet): mit dem Browser wird von jedem
  beliebigem Ort aus Anwesenheits- und Auftragszeit gebucht, Urlaub beantragt,
  Fehlbuchungen korrigiert und vieles mehr.