Zeiterfassung und Amortisation (ROI = (return on invest))
Oder: wann rentiert sich Zeiterfassung

Tatsachen:

Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung bewegten sich zwischen
0,4% und bis 9% der Lohnsumme pro Unternehmen.
Die Fehlerquote durch Schreibfehler oder unnötiges, manuelles Runden liegt bei 1,2%.
(Erfahrungswert aus Australien: Durchschnittsfehler mehr als 5%).

Die Ursache

Fehler entstehen ständig.
Faktoren wie die Arbeitskosten hängen eben auch von der Tagesform des/der Mitarbeiter ab.
Diese "Fehlerkosten" zu minimieren ist Aufgabe der Unternehmensführung
und somit Anlass zu Investitionen.

Verluste in Zahlen

Ein Beispielunternehmen mit 100 Mitarbeitern
 
Berechnungsgrundlage:

• Das beste (0,4%) und das schlechteste (9%) Ergebnis (laut Studie).
• Der durchschnittliche Stundensatz sei 25,-- €.
• Die durchschnittliche Stundenvorgabe 170 Std. pro Monat.

in Euro:

• Im besten Fall (0,4 %) werden "nur" 20.400,-- € pro Jahr zu viel Lohn gezahlt! (12*100*25*170*0,4%)
• Im schlechtesten Fall (9 %) sind es sogar 449.000,-- €!
• Auch bei "deutscher Gründlichkeit" und ca. 3% Fehlerquote
  bedeutet das 153.000,--€ Lohnkosten.
  Durch fehlerhafte Buchungen zuviel bezahlt; pro Jahr!

Der Ausweg: Einsparung durch Optimierung.

• Schritt 1: elektronische Erfassung der Zeitwerte.
  Arbeits- und Fehlzeiten werden genauestens festgehalten.
  Eine einfache Liste bringt schon erhebliche Vorteile gegenüber der manuellen Methode.
• Schritt 2: Auswerten der in elektronischer Form vorliegenden Daten.
  Bewerten der Zeitwerte anhand der mitarbeiterbezogenen Arbeitspläne.
  Erstellung zum Beispiel von Monatsabrechnungen.
• Schritt 3: Verbesserung der Verbesserung.
  Als letzte Optimierung, die Anbindung eines Lohnprogrammes.
  Idealerweise werden die Zahlen direkt in elektronischer Form weitergegeben.

Quintessenz

Bei einer durchschnittlichen Überzahlung der Mitarbeiter bei 3%Fehlerrate
amortisiert sich die Zeiterfassung (nach der Einführungs-Phase im Betrieb)
nach folgender Berechnung (Ergebnis in Tagen)

Kosten der Zeiterfassung in € * 365 Tage 1.530,- € * Mitarbeiter

Bei 100 Mitarbeitern und einem Zeiterfassungssystem für ca. 10.000,- € amortisiert sich die Investition also in ca. 24 Tagen.

Zahlenübersicht

Amortisation (return on invest) in Tagen (!); soviele Tage müssen Sie warten, bis sich Ihre Investition amortisiert:

Anz. MA  \  Preis->	5000€	7500€	10000€
20	59,7 Tage	*** 1)	*** 1)
40	29,9 Tage	*** 1)	*** 1)
60	19,9 Tage	29,9 Tage	*** 1)
80	15,0 Tage	22,4 Tage	29,9 Tage
100	12,0 Tage	17,9 Tage	23,9 Tage
150	*** 2)	12,0 Tage	16,0 Tage
200	*** 2)	9,0 Tage	12,0 Tage

... und was kostet Sie die Stempelkarten-Auswertung ?
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